Avant la transaction
Souvent, les litiges inutiles surviennent lorsque les client.e.s ne reconnaissent pas un paiement légitime qu'ils ont effectué. Vous pouvez aider le client à reconnaître la transaction avec les informations suivantes :
Modifiez votre descripteur de facturation : personnalisez la façon dont votre nom apparaît sur les relevés bancaires de vos client.e.s.
Personnalisez vos reçus et factures pour que vos client.e.s aient toujours accès à des coordonnées correctes et à jour.
Proposez des options de contact pour que vos client.e.s sachent comment vous communiquer leurs problèmes. Ainsi, vous pourrez les résoudre avant qu'ils ne s'aggravent.
Lorsqu'un client conteste un paiement et cherche à récupérer son argent par le biais d'une médiation, il s'agit d'une rétrofacturation. En savoir plus sur la rétrofacturation.
Pendant la transaction
Les paiements effectués en face à face et confirmés par un code PIN sont généralement plus sécurisés. Essayez d'opter pour ce type de paiements, si possible.
Après la transaction
Envoyez un reçu : le reçu sert également de preuve en cas de contestation de paiement. Vous pouvez renvoyer ou réimprimer le reçu d'une transaction antérieure.
Conservez la documentation nécessaire : conservez des archives des reçus, factures et contrats pertinents, surtout dans le cas des transactions à montant élevé.
Remboursez les paiements que vous soupçonnez être frauduleux et contactez-nous pour en savoir plus.
Si vous acceptez un paiement par carte de crédit pour votre entreprise, envoyez un reçu au service comptable de l'entreprise afin d'éviter toute confusion.