Réduisez les risques de rétrofacturation
Afin de minimiser les risques de rétrofacturation ou de demandes d'informations, veuillez procéder comme suit :
Lors de votre inscription, assurez-vous de saisir un nom d'entreprise facilement reconnaissable puisque c'est le nom qui apparaîtra sur le relevé bancaire de vos client.e.s. Si vous souhaitez modifier le nom de votre entreprise, veuillez contacter le service client.
Si le/la client.e souhaite effectuer un paiement avec une carte de crédit de l'entreprise ou de la société, demandez-lui d'envoyer une copie du reçu au service comptable de l'entreprise.
Assurez-vous de ne pas effectuer de paiement en double. Lorsque vous utilisez SumUp pour accepter des transactions, vous recevez une confirmation en direct si le paiement a été réalisé avec succès. Ceci est signalé par une croix verte, à ce moment-là vous pouvez fournir un reçu au/à la client.e. Si cela n'a pas abouti, vous verrez une croix rouge ou un point d'exclamation rouge. En outre, vous pouvez toujours vérifier votre historique des ventes dans votre application SumUp ou dans votre profil SumUp.
Répondre rapidement aux demandes de récupération. Tant les client.e.s que les banques émettrices de cartes peuvent demander des copies de factures non signées. Consultez ce guide sur les demandes de récupération pour obtenir plus d'informations.
.
Pour permettre à votre client.e de reconnaître facilement la transaction sur son compte bancaire, nous vous conseillons de l'informer au préalable que SumUp apparaîtra sur son relevé bancaire en tant que titulaire du compte bancaire mais que le nom de votre entreprise apparaîtra dans la référence (SUMUP* nom de l'entreprise).
Étant donné que SumUp offre la fonction d'envoi d'un reçu à votre client.e par e-mail ou par SMS (ou la connexion d'une imprimante de reçus compatible), nous vous recommandons également d'utiliser cette fonction. En plus de cette option, vous pouvez également créer un reçu manuscrit standard. Ainsi, vous pouvez vous assurer que votre client.e a un rappel ou une preuve du paiement au cas où il/elle aurait des difficultés à identifier le débit sur son relevé bancaire.
Conseils pour accepter les paiements par carte en toute sécurité
Si vous souhaitez rembourser un client pour un paiement, effectuez toujours le remboursement directement sur la carte utilisée pour le paiement. Si vous devez fournir un remboursement en espèces, par chèque ou par mandat, veillez à obtenir un accord signé attestant que votre client.e a reçu le remboursement.
Nous vous recommandons d'avoir le ou la client.e en face de vous pour garantir le bon déroulement d'un traitement sécurisé d'une transaction par carte.
La validation par code PIN ajoute une sécurité supplémentaire si vous utilisez un terminal SumUp capable de lire les cartes à puce.
Assurez-vous que la carte de crédit n'est pas endommagée : tenez la carte dans votre main durant la transaction, cela vous permettra de l'examiner.
Conseils pour éviter les fraudes
Contrôlez les adresses de facturation et de livraison : si vous envoyez un article, vérifiez que l'adresse de facturation corresponde à celle de livraison. Si elles ne correspondent pas, demandez la raison à votre client.e. Sa réponse doit être logique. Si ce n'est pas le cas, n'acceptez pas le paiement. Si vous avez des questions sur l'acceptation du paiement, n'hésitez pas à nous contacter.
Confirmez les paiements avec la véritable signature de votre client.e. Dans certains cas, le ou la client.e sera invité.e à signer sur l'écran de votre smartphone/tablette plutôt que de saisir son code PIN. Vous ne pouvez pas choisir entre le code PIN et la signature. C'est la carte elle-même qui détermine quel type d'autorisation est demandé. Comparez la signature à celle au dos de la carte. Vérifiez davantage d'informations si nécessaire. Si la carte n'est pas signée, demandez une pièce d'identité avec photo et signature, et demandez au titulaire de la carte de la signer. Dans l'idéal, demandez à effectuer le paiement avec une autre carte. Ne jamais signer sur l'écran à la place de votre client.e.
Avec les paiements par carte à puce et signature, les client.e.s ont la responsabilité de vérifier la légitimité de la signature.
Assurez-vous que la carte de crédit appartient à votre client.e.
Pour les transactions à montant élevé (par exemple, au-delà de 10 000 CHF sur présentation de la carte et 5 500 CHF par carte à distance), assurez-vous que la carte de crédit appartient à votre client.e.
Confirmation de livraison : si vous expédiez un produit, veillez à conserver les informations de suivi et un reçu de livraison. Pour les grosses commandes, une confirmation de réception signée est requise.
À ne pas faire
Saisissez le montant total de la vente ; ne divisez pas la vente en plusieurs petits montants. Veuillez noter qu'il est interdit de diviser un montant en plusieurs transactions afin de contourner les limites de transaction de la carte de votre client.e. Cela va à l'encontre des conditions générales de nos partenaires bancaires. Notre système de sécurité est doté de mesures permettant de détecter les transactions fractionnées.
Ne jamais signer sur l'écran à la place de votre client.e. Validez toujours le paiement par une signature (en cas d'absence de signature ou si la signature est inacceptable, la représentation officielle de la demande d'information/rétrofacturation ne sera pas reconnue par l'émetteur).
Veuillez noter que l'autofinancement (recevoir des paiements avec votre propre carte) est interdit conformément aux conditions générales de nos partenaires bancaires. Notre système de sécurité est doté de mesures permettant de détecter les signes d'autofinancement. Ces transactions devront être remboursées.