Erste Schritte Point of Sale App (POS)

Nachfolgend finden Sie eine schrittweise Anleitung zur Nutzung der SumUp Point of Sale (POS) App. Die Anleitung ist in fünf Schritte gegliedert:

  1. Point of Sale App Übersicht"
  2. Test-Modus und Live-Schaltung
  3. Inbetriebnahme, Eröffnen und Schließen von Geschäftstagen
  4. Bestellen, Buchen und Bezahlen
  5. Als Mitarbeiter aus- bzw. Einloggen
  6. Der Admin-Bereich
  7. Synchronisation und Offline-Funktionalität

1- Point of Sale App Übersicht

Dieses einleitende Video dient als Übersicht zum App Interface und zeigt die Durchführung einer beispielhaften Testzahlung.

 

2- Test-Modus und Live-Schaltung

Das Kassensystem ist so eingerichtet, dass Sie zu Beginn die Kassenfunktionen besser kennenlernen können. Das heisst, dass Sie endlos viele Testbuchungen mit der Point of Sale App durchführen können ohne dass diese steuerrechtlich erfasst werden. Neue Artikel können im Demo Modus problemlos hinzugefügt sowie verwendet werden.

Achtung: Kartenzahlungen sind vom Testmodus ausgenommen! Wenn Sie die Kartenzahlfunktion testen möchten, nutzen Sie am besten Ihre eigene Karte und einen geringen Betrag (Bsp. 1,00 €).

Wenn Sie vom Testmodus in den Live-Betrieb wechseln, werden sämtliche Buchungen bis zu dem Zeitpunkt gelöscht und aus den Auswertungen entfernt. Der Rechnungsnummernkreis beginnt wieder bei „1“. Ihre Einstellungen in den 'Stammdaten' (Artikel, Bestellmaske, Mitarbeiter, etc.) werden dabei nicht gelöscht.

Möchten Sie von einem Testbetrieb in den Live-Betrieb wechseln, kontaktieren Sie bitte unser Support Team, da die Umstellung nicht eigenhändig vorgenommen werden kann.

 

3- Inbetriebnahme, Eröffnen und Schließen von Geschäftstagen

Nachdem Sie die Hardware gemäß der beiliegenden Schnellstart-Einleitung oder der Online Anleitung aufgebaut und sich in der POS App angemeldet haben, eröffnen Sie den Geschäftstag, indem Sie diesen Schritten folgen:

Am Ende des Tages wird Ihr Geschäftstag im selben Menü wieder geschlossen. Wird ein Geschäftstag geschlossen, so kann am selben Tag kein neuer Geschäftstag eröffnet werden.

 

4- Bestellen, Buchen und Bezahlen

Sobald Sie den Geschäftstag eröffnet haben ist die App bereit für eine erste Buchung. Sie können nun testweise erste Buchungen mit den vorhandenen Demo-Produkten vornehmen.

Achtung: Kartenzahlungen führen auch im Demo-Modus zu tatsächlichen Abbuchungen.

Nach Ausführung der vorangegangenen Schritten können Sie nun zunächst in Abhängigkeit von Ihren Mitarbeiterrechten eine der genannten Funktionen (Barzahlung, Kartenzahlung, ext. Kartenzahlung, Gutschein, Rabatt, Kunde und Storno) wählen.

Barzahlung

Tippen Sie nun testweise auf „Bar“. Die Kassenschublade öffnet sich und der Vorgang wird automatisch geschlossen und verbucht. Der Bondrucker lässt eine Rechnung raus.

Kartenzahlung

Um testweise eine Kartenzahlung vorzunehmen, wählen Sie wie zuvor beschrieben „Manuelle Eingabe“ und geben als Preis 1€ ein. Tippen Sie nun auf „Speichern“ und erneut auf „Weiter“. Wenn Sie nun anstatt auf „Bar" auf „Karte“ tippen, öffnet sich das Login Fenster zur SumUp Kartenzahlung. Loggen Sie sich hier nun mit Ihren SumUp Payment Login-Daten ein. Diese bestehen aus Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort, das Sie bei der Registrierung angegeben haben. Wenn Sie eingeloggt sind, wählen Sie „Kartenleser“ und folgen den Anweisungen der App, um die Transaktion mit Ihrer eigenen EC- oder Kreditkarte durchzuführen. Nach der Transaktion wird der Vorgang wie zuvor automatisch geschlossen und verbucht und die Rechnung ausgelassen. Die Kassenschublade öffnet sich nicht.

Tipp: Auch über die Kartenzahlung können sie Trinkgelder annehmen. Tippen Sie hierzu auf „Gesamt + Tip“ und geben Sie den entsprechenden Gesamtbetrag ein, den Sie von der Karte abbuchen möchten, bevor Sie auf „Karte“ Tippen.

Storno

Wählen Sie erneut einen oder mehrere Artikel aus und tippen auf „Weiter“. Wie gehabt wird die Produktliste links deaktiviert und die Buchungsoberfläche rechts aktiviert. Um aus dem Buchungsvorgang heraus einen Artikel aus der Bestellung zu entfernen, tippen Sie unten rechts den Button „Storno“. Die Produktliste links wird erneut aktiviert und Sie können die Artikel durch tippen auf das „Minus“-Zeichen aus der Bestellung entfernen. Durch erneutes Tippen auf den „Storno“-Button bestätigen Sie die Änderung.

 

5- Als Mitarbeiter Ausloggen / Einloggen

Wenn mehrere Mitarbeiter mit dem Kassensystem arbeiten, kann jedem dieser Mitarbeiter über die POS Cloud ein eigener Zugang mit einem vierstelligen Code zur Kasse eingerichtet werden. Um sich auszuloggen, tippen Sie auf „Mitarbeiter 1“ in der Mitte der oberen Leiste der App und anschließend auf „Logout“.

employee_pos_de.jpg

Um sich wieder einzuloggen, geben Sie Ihren vierstelligen Code ein. Der voreingestellte Code bei Lieferung ist 1234.

 

6- Admin-Bereich

Wenn Sie auf das Zahnrad am oberen rechten Bildschirmrand in der App tippen, gelangen Sie in den Admin-Bereich der App. Hier haben Sie Zugang zu folgenden Menüs:

  • Information, Cloud und Netzwerk: Hier finden sie allgemeine technische Informationen.
  • Geschäftstag: Hier können Sie den Geschäftstag eröffnen und schließen. Beim schließen wird automatisch Ihr Tagesabschluss über den Bondrucker gedruckt. Über die Auswahl „Stammdaten aus der Cloud laden“ laden Sie neue Artikel oder Einstellungen, die Sie in der POS Cloud eingegeben haben in die App.
  • Druckaufträge: wird die Verbindung zum Bondrucker aus irgendeinem Grund getrennt, werden in diesem Menü alle offenen Druckaufträge aufgelistet.
  • Rechnungen verwalten: hier haben Sie Zugriff auf alle am heutigen Geschäftstag verbuchten Geschäftsvorgänge. Nachdem Sie einen der Vorgänge durch Tippen angewählt haben, haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung erneut zu Drucken, den Vorgang erneut zu öffnen (beispielsweise um einen Storno oder eine Korrektur vorzunehmen).
  • Berichte: Über den Button „Berichte“ erhalten Sie Zugriff auf den X-Report (Gesamtumsatz des Betriebs am heutigen Geschäftstag) sowie auf den persönlichen X-Bericht (Umsatz des eingeloggten Mitarbeiters am heutigen Geschäftstag).

 

7- Synchronisation und Offline-Funktionalität

Wenn Sie eine bestehende Internetverbindung haben, synchronisiert die POS App Ihre Umsatzdaten jede fünf Minuten mit der POS Cloud. So können Sie Ihre Umsätze in Echtzeit auswerten.

Achtung: Änderungen der Stammdaten (z.B. neue Produkte oder Mitarbeiter) werden nicht automatisch synchronisiert, sondern müssen manuell über das Menü („Geschäftstag“ - „Stammdaten aus der Cloud laden“) im Admin-Bereich geladen werden. Dies verhindert, dass Einstellungen, die in der Cloud vorgenommen werden, ins laufende System eingreifen und ggf. Mitarbeiter verwirren.

synch_pos_de.jpg

Sollte Ihre Internetverbindung aus unbestimmtem Grund abbrechen, schaltet sich das System automatisch in den Offline Modus. Ein Rotes Warnsymbol informiert sie über den Zustand.

offline_pos_de.jpg

Buchungen können weiterhin problemlos getätigt werden - allein Kartenzahlungen sind ohne Internetverbindung nicht möglich. Eine maximale Dauer des Offline-Zustands gibt es nicht - solange Sie offline sind, werden Ihre Umsatzdaten sicher in der App gespeichert. Sobald die Internetverbindung wieder vorhanden ist, werden die Daten automatisch wieder mit der Cloud synchronisiert.

Herzlichen Glückwunsch! Sie kennen nun die Grundlagen der Nutzung der SumUp POS App. Um sich als nächstes mit spezifischeren Einblicken in die App vertraut zu machen klicken Sie hier. Außerdem finden Sie hier Näheres zur SumUp POS Cloud.

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