Ennen maksutapahtumaa
Yleinen syy tarpeettomiin riitoihin on se, että asiakkaat eivät tunnista suorittamaansa maksua. Voit auttaa asiakasta tunnistamaan maksutapahtumat seuraavilla toimilla:
Muokkaa laskutuskuvaustasi – määritä, miten yrityksesi nimi näkyy asiakkaidesi tiliotteissa.
Mukauta kuittisi ja muokkaa laskulla näkyviä yritystietojasi – varmista, että asiakkaalle näkyvät tiedot ovat aina ajan tasalla ja oikein.
Tarjoa yhteydenottokanavia – varmista, että asiakkaasi tietää, kuinka sinuun voi ottaa yhteyttä, jotta voit ratkaista ongelmat ennen niiden kärjistymistä.
Maksunpalautus tapahtuu, kun asiakas riitauttaa maksun ja yrittää saada rahansa takaisin sovittelumenettelyn kautta. Lue lisää maksunpalautuksista.
Maksutapahtuman aikana
Kasvokkain suoritetut ja PIN-koodilla vahvistetut maksut ovat yleensä turvallisempia. Pyri vastaanottamaan maksut tällä tavalla, jos mahdollista.
Maksutapahtuman jälkeen
Lähetä kuitti – kuitti toimii myös todisteena, jos maksu riitautetaan. Voit myös lähettää tai tulostaa kuitteja uudelleen aiemmista maksutapahtumista.
Arkistoi tärkeät tositteet – säilytä omat kopiosi tärkeistä kuiteista, laskuista ja sopimuksista, etenkin arvoltaan suurten maksutapahtumien ollessa kyseessä.
Hyvitä maksut, joita epäilet vilpillisiksi, ja ilmoita meille tällaisten tapausten tiedot.
Jos hyväksyt maksun yrityksen luottokortilla, lähetä kuitti yrityksen kirjanpitoon sekaannusten välttämiseksi.