Før transaksjoner
En vanlig årsak til unødvendige tvister er at kunder ikke gjenkjenner en legitim betaling de har utført. Du kan hjelpe kunden å gjenkjenne transaksjoner med følgende:
Rediger faktureringsdeskriptoren din - tilpass hvordan navnet ditt vises på kundekontoutskriftene
Tilpass kvitteringer og rediger bedriftsdetaljer i fakturaer - sørg for at opplysninger rettet mot kunden alltid er oppdaterte og nøyaktige
Oppgi kontaktalternativer - sørg for at kundene vet hvordan de skal kontakte deg med problemer slik at du kan løse dem før de eskalerer
Tilbakeføringer skjer når kunder bestrider betalinger og søker å få pengene sine gjennom voldgift. Finn ut mer om tilbakeføringer.
Under transaksjoner
Betalinger som gjøres ansikt til ansikt og bekreftet med en PIN-kode er vanligvis sikrere. Prøv å ta betalt på denne måten hvis mulig.
Etter transaksjoner
Send kvitteringer - kvitteringer fungerer også som bevis dersom en betaling blir bestridt. Du kan sende på nytt eller skrive ut kvitteringer fra alle tidligere transaksjoner
Oppbevar riktig dokumentasjon - oppretthold journaler over relevante kvitteringer, fakturaer og kontrakter, spesielt for transaksjoner med høy verdi
Refunder betalinger du mistenker å være uredelige og kontakt oss med detaljene.
Hvis du aksepterer betaling fra et firmakredittkort, send en kvittering til selskapets regnskapsavdeling for å unngå forvirring.