Före transaktionen
En vanlig anledning till onödiga tvister är att kunden inte känner igen en betalning hen faktiskt har gjort. Du kan hjälpa kunden att känna igen transaktioner med följande:
Redigera faktureringsbeskrivningen – anpassa hur ditt företagsnamn visas på kundens kontoutdrag.
Anpassa kvitton och redigera företagsuppgifterna på dina fakturor – kontrollera att alla uppgifter kunden ser är korrekta och aktuella.
Tillhandahåll kontaktuppgifter – se till att kunden kan ta kontakt med dig om något problem skulle uppstå, så att du kan lösa dem innan de eskalerar.
En kortreklamation är när en kund bestrider en betalning och försöker få tillbaka sina pengar genom att reklamera transaktionen till en annan instans. Läs mer om kortreklamationer.
Under transaktionen
Betalningar som görs med kunden på plats och som bekräftas med kod är vanligtvis de säkraste. Försök att ta betalningen på så vis om det är möjligt.
Efter transaktionen
Skicka kvitton – kvitton kan användas som bevis om en betalning bestrids. Du kan skicka och skriva ut kvitton igen från alla tidigare transaktioner.
Dokumentera din försäljning – spara alltid kvitton, fakturor och köpavtal, speciellt om det gäller transaktioner på högre belopp.
Gör en återbetalning om du tror att det kan handla om ett bedrägeri och kontakta oss med uppgifterna.
Om du tar betalt från ett företagskort, skicka ett kvitto till företagets revisionsavdelning för att undvika missförstånd.