De kansen op een terugvordering minimaliseren
Ga als volgt te werk om de kans op een onbedoelde terugvordering of een terugvorderingsverzoek te verkleinen:
Zorg ervoor dat uw klanten de bedrijfsnaam kennen die u bij de registratie hebt ingevoerd. Deze naam zal namelijk namelijk op het bankafschrift van uw klanten worden weergegeven. Neem contact op met ons Support Team als u de bedrijfsnaam wilt wijzigen.
Als de klant een betaling wil doen met een zakelijke creditcard, vraag dan of het mogelijk is een kopie van het betalingsbewijs naar de boekhoudafdeling van het bedrijf te sturen.
Voorkom dubbele betalingen. Als u SumUp gebruikt voor transacties, ontvangt u direct een bericht over of de betaling is geslaagd. Dit wordt aangegeven door een groen vinkje. Op dat moment kunt u de klant een betalingsbewijs geven. Als de transactie niet is gelukt, ziet u een rood kruis of een rood uitroepteken. Bovendien kunt u altijd uw Transactieoverzicht bekijken in uw SumUp App of in uw SumUp-profiel
Reageer snel op opvraagverzoeken. Zowel klanten als banken die betaalpassen verstrekken, kunnen kopieën van verkoop- en kredietbewijzen opvragen. Bekijk deze handleiding over opvraagverzoeken voor meer informatie.
.
Om te voorkomen dat uw klant de afschrijving op het bankafschrift niet herkent, adviseren we u om uw klant vooraf te informeren dat SumUp op het bankafschrift als rekeninghouder zal worden weergegeven en dat uw bedrijfsnaam zal worden weergegeven in de referentie (SUMUP* bedrijfsnaam).
SumUp biedt de functie om een betalingsbewijs per e-mail of sms naar uw klant te sturen (of een compatibele printer voor betalingsbewijzen aan te sluiten), dus raden we aan om deze functie te gebruiken. Naast deze optie kunt u ook een standaard handgeschreven betalingsbewijs maken. Zo weet u zeker dat uw klant een herinnering/bewijs van de betaling heeft voor het geval hij/zij problemen heeft met het identificeren van de afschrijving op zijn/haar bankafschrift.
Beveiligingstips voor veilige pasbetalingen
Als u een klant wilt terugbetalen, verwerk de terugbetaling dan altijd rechtstreeks terug naar de betaalkaart. Als u een terugbetaling moet doen via contant geld, cheque of postwissel, zorg er dan voor dat u beschikt over een ondertekende overeenkomst waarin staat dat uw klant de terugbetaling heeft ontvangen.
We raden u aan om de transactie in de aanwezigheid van de klant uit te voeren voor een soepele en veilige verwerking.
Chippen & pinnen biedt extra beveiliging als de SumUp-terminal met chip wordt gebruikt.
Zorg ervoor dat de creditcard niet is beschadigd — houd de betaalpas vast tijdens de transactie, zodat u de betaalpas kunt controleren.
Beveiligingstips om fraude te voorkomen
Zorg dat het factuur- en verzendadres overeenkomen. Als u een artikel verzendt, moet u controleren of de factuur- en verzendadressen overeenkomen. Vraag de klant om uitleg als dat niet het geval is. Het antwoord moet logisch zijn. Accepteer de betaling niet als dat niet het geval is. Neem gerust contact met ons op als u nog vragen heeft over het accepteren van een betaling.
Valideer de betalingen met de werkelijke handtekening van de klant. In bepaalde gevallen moet de klant tekenen op het scherm van uw smartphone/tablet in plaats van een pincode invoeren. Het is niet mogelijk om te kiezen tussen een pincode of handtekening. De betaalpas zelf bepaalt welk autorisatietype de voorkeur heeft. Vergelijk de handtekening met de achterkant van de betaalpas. Controleer zo nodig aanvullende identificatie. Als de kaart geen handtekening heeft, vraag dan om een identiteitsbewijs met foto en handtekening en laat de eigenaar van de pas een handtekening plaatsen op de kaart. Of beter: vraag de klant om de betaling met een andere betaalpas uit te voeren. Zet nooit zelf een handtekening op het scherm namens de klant.
Bij chip- en handtekeningbetalingen moeten verkopers zelf de geldigheid van de handtekening controleren.
Verifieer of de creditcard eigendom is van de klant.
Voor transacties met een hoge waarde (bijv. meer dan € 10.000 voor transacties met een kaart, of € 5.000 voor transacties zonder kaart) controleert u het identiteitsbewijs met foto om er zeker van te zijn dat de klant eigenaar van de pas is.
Leveringsbevestiging: als u een product verzendt, bewaar dan de trackinginformatie en een ontvangstbewijs. Vraag bij grote leveringen een handtekeningbevestiging bij levering.
Wat niet te doen
Voer het volledige verkoopbedrag in. Splits de transactie niet in meerdere kleinere bedragen. Houd er rekening mee dat u een bedrag niet mag splitsen in verschillende transacties om de beveiligingslimieten van de betaalpas van uw klant te vermijden, dit is in strijd met de algemene voorwaarden van onze bankpartners. Ons beveiligingssysteem kan gesplitste transacties herkennen.
Zet nooit zelf een handtekening op het scherm namens de klant. Valideer de betaling altijd met een handtekening (in het geval dat de handtekening ontbreekt of de handtekening onaanvaardbaar is, wordt de officiële weergave van het informatieverzoek/terugvordering niet erkend door de uitgever).
Houd er rekening mee dat zelffinanciering (betalingen met uw eigen betaalpas) is verboden op basis van de voorwaarden van onze bankpartners. Ons beveiligingssysteem kan signalen van zelffinanciering herkennen. Dergelijke transacties moeten worden terugbetaald.