Vóór transacties
Een veel voorkomende reden voor onnodige geschillen: de klant herkent een legitieme betaling niet die deze heeft gedaan. U kunt klanten op verschillende manieren helpen om transacties te herkennen:
Bewerk uw factuurbeschrijving – wijzig hoe uw naam verschijnt op de afschriften van uw klanten
Pas betalingsbewijzen aan en bewerk de bedrijfsgegevens op facturen, zodat de gegevens die uw klanten zien altijd actueel zijn
Geef contactgegevens op – zorg dat klanten u kunnen bereiken met vragen, zodat u deze kunt oplossen, voordat ze escaleren
Terugvorderingen vinden plaats, wanneer klanten een betaling betwisten en hun geld terugvragen via arbitrage. Leer meer over terugvorderingen.
Tijdens transacties
Betalingen met direct contact die de klant bevestigt met een pincode, zijn over het algemeen veiliger. Probeer waar mogelijk om uw betalingen op deze manier in ontvangst te nemen.
Na transacties
Verstuur betalingsbewijzen – die werken ook als bewijs, wanneer een betaling wordt betwist. U kunt voor alle transacties uit het verleden de betalingsbewijzen opnieuw afdrukken of versturen
Zorg voor een goede administratie: bewaar de relevante betalingsbewijzen, facturen en contracten, zeker voor transacties met een hoge waarde
Voer terugbetalingen uit voor betalingen die u niet vertrouwt, en geef de bijzonderheden aan ons door.
Als u betalingen aanneemt van een zakelijke creditcard, stuur dan een betalingsbewijs naar de administratie van het bedrijf om verwarring te voorkomen.