Înaintea efectuării tranzacțiilor
O cauză comună a disputelor care ar putea fi evitate este faptul că un client nu recunoaște o plată legitimă pe care a efectuat-o. Poți ajuta clienții să recunoască tranzacțiile prin următoarele mijloace:
Editează-ți descriptorul de facturare – personalizează modul în care apare numele tău în extrasele bancare ale clienților
Personalizează bonurile de plată și editează detaliile afacerii din facturile fiscale – asigură-te că detaliile la care au acces clienții sunt întotdeauna actualizate și corecte
Furnizează opțiuni de contact – asigură-te că, în cazul în care când apar probleme, clienții știu cum să ia legătura cu tine, pentru a le soluționa înainte ca acestea să se agraveze
Returnarea plăților are loc atunci când clienții contestă plăți și caută să-și primească banii înapoi printr-o procedură de arbitraj. Află mai multe despre returnarea plăților.
În timpul tranzacțiilor
Plățile efectuate față în față și confirmate cu codul PIN, sunt, de regulă, mai sigure. Dacă este posibil, încearcă să accepți plăți prin această modalitate.
După efectuarea tranzacțiilor
Trimite bonuri de plată – bonurile de plată au și rol de dovadă în cazul în care o plată este disputată. Poți retrimite sau reimprima bonurile de plată pentru orice tranzacție din trecut
Păstrează o documentație corectă – păstrează evidența bonurilor de plată, a facturilor fiscale și a contractelor relevante, în special pentru tranzacții cu valoare mare
Rambursează plățile despre care bănuiești că sunt frauduloase și contactează-ne cu detaliile acestora.
Dacă accepți o plată de pe un card de firmă, trimite un bon de plată către departamentul de contabilitate al companiei, pentru a evita confuziile.