Před transakcí
Běžnou příčinou zbytečných sporů je, že zákazníci nepoznají legitimní platbu, kterou provedli. Můžete jim to usnadnit následujícími postupy:
Změňte popis platby – upravte název firmy, který se objeví na bankovním výpise zákazníky
Upravte si potvrzení o platbě a fakturační údaje – dbejte na to, aby údaje, které vidí zákazník, byly vždy aktuální a přesné
Uveďte kontaktní možnost – dbejte na to, aby se s vámi zákazník mohl spojit, pokud narazí na problém, než se uchýlí ke stížnosti
K žádostem o zpětnou úhradu dochází, pokud zákazníci zpochybňují platbu a snaží se získat peníze arbitráží. Přečtěte si více o žádostech o zpětnou úhradu.
Během transakcí
Platby provedené na místě a potvrzené PINem jsou zpravidla bezpečnější. Dle možností přijímejte platby takto.
Po transakcích
Zasílejte potvrzení o platbě – ta rovněž slouží jako důkaz v případě, že dojde ke sporu. Můžete opakovaně zasílat či tisknout potvrzení o libovolné minulé platbě
Uchovávejte si patřičnou dokumentaci – relevantní potvrzení o platbě, faktury a smlouvy, zejména pak u transakcí o vysoké hodnotě
Refundujte platby, o kterých se domníváte, že jsou podvodné, a obraťte se na nás s podrobnostmi.
Pokud akceptujete platbu firemní kreditní kartou, zašlete potvrzení o platbě účetnímu oddělení společnosti, aby nedošlo ke zmatkům.