Før transaktioner
En almindelig årsag til unødvendige tvister er, at kunderne ikke genkender en legitim betaling, de har foretaget. Du kan hjælpe kunderne med at genkende transaktioner ved at gøre følgende:
Rediger din faktureringsbeskrivelse – tilpas, hvordan dit navn vises på kundernes kontoudtog
Tilpas dine kvitteringer og rediger firmaoplysningerne på dine fakturaer – sørg for, at kundeorienterede oplysninger altid er opdaterede og nøjagtige
Angiv kontaktoplysninger – sørg for, at dine kunder ved, hvordan de kan kontakte dig med problemer, så du kan løse dem, før de eskalerer
Tilbageførsler opstår, når kunder bestrider betalinger og forsøger at få deres penge tilbage gennem en voldgiftssag. Læs mere om tilbageførsler.
Under transaktioner
Betalinger, der foretages ansigt til ansigt og bekræftes med en PIN-kode, er typisk mere sikre. Det er bedst at modtage betalinger på denne måde, hvis det er muligt.
Efter transaktioner
Send kvitteringer – kvitteringer fungerer også som beviser, hvis en betaling bestrides. Du kan sende eller udskrive kvitteringer igen fra tidligere transaktioner
Hold styr på dokumentationen – gem beviser som relevante kvitteringer, fakturaer og kontrakter, særligt i forbindelse med transaktioner af høj værdi
Refundér betalinger, som du har mistanke om er svigagtige, og send os oplysningerne.
Hvis du modtager betaling fra et firmakreditkort, kan du sende en kvittering til firmaets regnskabsafdeling.