Vor der Einführung in die Cloud, empfehlen wir Ihnen sich mit dem Aufbau des Kassensystems sowie der Benutzung der POS App vertraut zu machen.

1. Einloggen

Um sich in der POS Cloud anzumelden, öffnen Sie bitte einen Browser auf einem Gerät mit Internetverbindung (z.B. PC oder Mac) und öffnen Sie pos.sumup.de. Loggen Sie sich bitte mit den Anmeldedaten aus Ihrer Schnellstart-Anleitung ein.

In der POS Cloud haben Sie die Auswahl zwischen drei Reitern:

  • Das Dashboard gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick mit vorgefertigten ad-hoc-Auswertungen über bestimmte Zeiträume. Hier können Sie beispielsweise einen „schnellen Blick“ auf die Umsätze der laufenden Woche werfen und diese mit der letzten Woche vergleichen.

  • Unter Stammdaten finden Sie alle Einstellungen, die für Ihr Tagesgeschäft relevant sind. Hier legen Sie neue Artikel und Artikelgruppen an, legen Preise fest, definieren das Layout Ihrer Bestellmaske sowie Ihrer Rechnungsbons und erstellen neue Mitarbeiterzugänge für die App.

  • Unter dem Reiter Auswertung finden Sie eine Vielzahl detaillierter Berichte zu allen Geschäftsrelevanten Punkten wie Bestellungen („Wie viele Artikel habe ich verkauft?“), Umsätze („Wie viel Geld habe ich eingenommen?“) oder Stammdaten.

2. Artikel anlegen

Um einen Artikel anzulegen, wählen Sie den Reiter „Stammdaten". Hier haben Sie Zugriff auf die Untermenüs „Artikel“, „Artikelgruppe“, „Bestellmaske“, „Mitarbeiter“ und „Rechnungs-Layouts“.

2.1 Artikelgruppen anlegen

Jeder neue Artikel muss einer zuvor erstellten Artikelgruppe zugehörig sein. Öffnen Sie also zunächst das Untermenü "Artikelgruppe“.

Tipp

Um eine Artikelgruppe schnell anzulegen, tragen Sie in der Listenansicht einfach den Namen und die Kurzbezeichnung in die entsprechenden Felder in der untersten Zeile ein. Klicken Sie daraufhin in die neu erscheinende unterste Zeile, um den neuen Eintrag zu speichern. In der oberen, rechten Ecke sollte eine Bestätigung erscheinen.

2.2 Artikel anlegen

Nachdem Sie nun eine neue Artikelgruppe angelegt haben, öffnen Sie das Untermenü „Artikel“. Wie zuvor bei den Artikelgruppen können Sie auch hier einen neuen Artikel anlegen, indem Sie auf das blaue Feld „Neuer Eintrag" oben links klicken.

Es öffnet sich die Detailansicht des Artikels mit den folgenden Feldern:

Aktiv”: Wenn ein Artikel bspw. nicht auf Lager ist, können Sie ihn hier deaktivieren. Er wird dann nicht in der POS App angezeigt.

Artikel”: Der Name des Artikels wird in den Auswertungen und auf den Rechnungsbons verwendet (in jedem Fall <60 Zeichen).

Artikel Kurzbezeichnung”: Dieser Name wird auf der Benutzeroberfläche der POS App angezeigt (in jedem Fall <20 Zeichen).

Artikelgruppe”: Jeder Artikel muss einer zuvor erstellten Artikelgruppe zuge- ordnet sein. Wählen Sie eine Gruppe aus.

Artikelart”: Die Artikelart legt fest, ob Artikelname und Preis festgelegt sind, oder während der Buchung frei angegeben werden können. Hier kann auch Masswert gewählt werden.

Preis”: Legen Sie hier den Preis des Artikels fest. Dieser versteht sich inkl. der eingestellten MWSt. der Artikelgruppe.“

Info”: Hier können Notizen zu dem Artikel hinzugefügt werden. Diese Information ist ausschliesslich in der POS Cloud einzusehen.

Klicken Sie anschließend auf den blauen “Speichern”- Button, um wieder zurück in die Listenansicht zu gelangen.

Um eine Artikelgruppe schnell anzulegen, tragen Sie in der Listenansicht einfach den Namen und die Kurzbezeichnung in die entsprechenden Felder in der letzten Zeile ein. Klicken Sie daraufhin in die neu erscheinende letzte Zeile, um den neuen Eintrag zu speichern. In der oberen rechten Ecke sollte eine Bestätigung erscheinen. Selber Text wie beim Tipp schnell eine Gruppe anzulegen!

Zur Erstellung von Massartikeln wählen Sie bitte als Artikelart bei der Artikelgruppe und später bei dem spezifischer Artikel "Masswert" aus. In der App kann dann mit dem hinterlegten Einheitspreis der Artikelgruppe gearbeitet werden.

 2.3 Bestellmaske

Ihre Bestellmaske ist das, was Sie im Mittelteil der POS App sehen und wo Sie Ihre Artikel auswählen können. Wenn Sie einen neuen Artikel angelegt haben, sehen Sie diesen erst, wenn entweder der Artikel selbst oder die Artikelgruppe in der sich der Artikel befindet, auf der Bestellmaske zu sehen ist. Um unsere neue Artikelgruppe in der POS App sichtbar zu machen, öffnen Sie bitte das Untermenü "Bestellmaske".

Wichtig

Änderungen der Stammdaten werden nicht automatisch synchronisiert, sondern müssen manuell über das Menü („Geschäftstag“ - „Stammdaten aus der Cloud laden“) im Admin-Bereich geladen werden. Dies verhindert, dass Einstellungen, die in der Cloud vorgenommen werden, ins laufende System eingreifen und ggf. Mitarbeiter verwirren.

 3. Mitarbeiter anlegen

Mit dem SumUp POS Kassensystem können Sie beliebig viele Mitarbeiter anlegen. Dies erlaubt Ihnen, verkaufte Produkte und Umsätze pro Mitarbeiter zu messen. Außerdem können Sie pro Mitarbeiter verschiedene Rechte vergeben, so dass Sie beispielsweise als einziger Nutzer den Tagesabschluss ziehen oder Stornos durchführen können.

Um zu den Mitarbeitereinstellungen zu gelangen, wählen Sie bitte unter dem Reiter Stammdaten das Untermenü "Mitarbeiter". Sie können neue Mitarbeiter hinzufügen, indem Sie den blauen "Neuer Eintrag"-Button anwählen. Ausserdem sehen Sie hier den ersten automatisch für Sie angelegten Mitarbeiter. Um die Angaben zu bearbeiten, wählen Sie den „Bearbeiten“-Button links in der Liste.

Tragen Sie bei Vor- und Nachnamen Ihre eigenen Daten ein. Mit dem vierstelligen "Login PIN“ meldet sich jeder Mitarbeiter in der POS App an.

Die Mitarbeitergruppe definiert die Rechte eines jeden Mitarbeiters. Als Standard existieren zwei Mitarbeitergruppen: "Leitender Mitarbeiter" und „Mitarbeiter“. Gegenüber dem Mitarbeiter hat der Leitende Mitarbeiter folgende Privilegien:

  • Geschäftstag beenden und Z-Bericht auslassen

  • Eine Liste aller abgerechneten Vorgänge des Geschäftstages in der POS App sehen

  • Stornos durchführen und abgeschlossene Vorgänge erneut öffnen

  • Druckaufträge löschen

  • Rechnungen desselben Geschäftstag erneut auslassen

Sobald Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie auf den blauen „Speichern“-Button.

Tipp: Um eine Einstellung schnell anzulegen, tragen Sie in der Listenansicht Ihre Änderung einfach ein. Klicken Sie daraufhin in die letzte Zeile um den Eintrag zu speichern. In der oberen, rechten Ecke sollte eine Bestätigung erscheinen.

Wichtig

Änderungen der Stammdaten werden nicht automatisch synchronisiert, sondern müssen manuell über das Menü („Geschäftstag“ - „Stammdaten aus der Cloud laden“) im Admin-Bereich geladen werden. Dies verhindert, dass Einstellungen, die in der Cloud vorgenommen werden, ins laufende System eingreifen und ggf. Mitarbeiter verwirren.

4. Individuellen Rechnungsbon gestalten

Sie können Ihren Bon bzw. Rechnungsdruck beliebig gestalten. Loggen Sie sich dazu mit Ihren Zugangsdaten in die POS Cloud ein und wählen Sie den Reiter „Stammdaten“ und daraufhin das Menü "Rechnungs-Layout" aus. Klicken Sie bitte nun auf den „Bearbeiten“-Button (gelber Stift).

Ziehen Sie testweise das Modul „Zeile“ mit Ihrer Maus von links nach rechts in Ihr Ticket-Layout, beispielsweise unter das Feld „Adresse“. Wenn Sie nun in Ihre neue Zeile klicken, können Sie hier einen beliebigen Text eingeben, beispielsweise Ihre Webadresse.

Rechts sehen Sie hier nun Ihr aktuelles Rechnungslayout. Links sehen Sie unter „Verfügbar“ einige Standardmodule die auf den im System hinterlegten Daten beruhen sowie unter „Module“ individuell Einstellbare Module.

Wichtig

Bitte nehmen Sie keine Änderungen des Layout-Namen der Rechnungsart vor.

Sobald Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen angepasst haben, klicken Sie bitte auf den blauen „Speichern“-Button. Das RechnungsLayout kann jederzeit erneut angepasst werden, bis Sie zufrieden mit Ihrem Ergebnis sind. Logos können leider derzeit noch nicht gedruckt werden. Wir arbeiten daran!

Wichtig

Änderungen der Stammdaten werden nicht automatisch synchronisiert, sondern müssen manuell über das Menü („Geschäftstag“ - „Stammdaten aus der Cloud laden“) im Admin-Bereich geladen werden. Dies verhindert, dass Einstellungen, die in der Cloud vorgenommen werden, ins laufende System eingreifen und ggf. Mitarbeiter verwirren.