Was sind Gutscheine und wie funktionieren sie?

Mit einem Gutschein lassen sich Waren oder Dienstleistungen bei bestimmten Einzelhändlern oder Einzelhandelsgruppen kaufen. Er wird üblicherweise als Geschenk für eine andere Person erworben, die dann mithilfe des Gutscheins in den jeweiligen Geschäften oder online einkauft. Gutscheine können für einen bestimmten Betrag oder für bestimmte Produkte/Dienstleistungen ausgestellt werden und können sowohl in Kartenform als auch digital erhältlich sein. Im Grunde ist ein Gutschein ein im Voraus bezahlter Geldwert, der sich zu einem späteren Zeitpunkt gegen Waren oder Dienstleistungen einlösen lässt.

Das Kassensystem Pro erfasst sowohl den Verkauf eines Gutscheins als auch die Bezahlung per Gutschein, damit Ihre Berichte immer korrekt sind. 

Hinweis: Mit der Gutscheinfunktion in Ihrem Kassensystem Pro können Sie lediglich den Verkauf oder die Verwendung eines Gutscheins zum Zeitpunkt der Zahlung erfassen. Das Kassensystem Pro legt keine digitalen oder physischen Gutscheine an, die Sie Ihren Kunden ausstellen können.

Es gibt zwei Arten von Gutscheinen, die Sie in Ihrem Kassensystem erfassen können: 

  • Einzweck-Gutschein: 

    Ein Gutschein, der für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung/Kategorie mit feststehender Umsatzsteuer vorgesehen ist (Umsatzsteuer wird zum Kaufzeitpunkt des Gutscheins erhoben). 

  • Mehrzweck-Gutschein:

    Ein allgemeiner Gutschein, der nicht für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung/Kategorie vorgesehen ist (zum Kaufzeitpunkt des Gutscheins wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen).

Wir empfehlen Ihnen, unter Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung die passende Gutscheinart für Ihr Geschäft zu bestimmen. 

Wie aktiviere ich einen Gutschein?

  • Wählen Sie die Art des Gutscheins für Ihren Standort aus (Einzweck- oder Mehrzweck-Gutschein), abhängig von den Gutscheinarten, die in Ihrem Geschäft angeboten werden.

  • Um die jeweilige Gutscheinfunktion zu aktivieren, navigieren Sie zu

     

    Back-Office > Einstellungen > Module > Standort Einstellungen > Gutscheine

    . Wenn Sie das Modul aktivieren, wird standardmäßig ein Mehrzweck-Gutschein aktiviert. Wenn Sie die Einstellung in Einzweck-Gutschein ändern möchten, rufen Sie die Konfiguration des Moduls auf und aktivieren Sie „Einzweck-Gutschein“.

Kann ich zwischen den verschiedenen Arten von Gutscheinen (Einzweck/Mehrzweck) wechseln?

Wenn Sie die Gutscheinart ändern, die an Ihrem Standort verwendet wird, kann sich das auf Buchführung und Besteuerung auswirken. Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihre Steuerberatung zu wenden, um besser zu verstehen, welche Auswirkungen mit einem Wechsel der an Ihrem Standort angebotenen Gutscheine einhergehen. 

Gutscheine verkaufen

So fügen Sie einer Bestellung einen Gutschein hinzu:

  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü für Bestellungen.

  • Klicken Sie auf Gutschein ausstellen.

  • Geben Sie den Gutscheinbetrag ein.

  • Wählen Sie die Umsatzsteuer aus (nur für Einzweck-Gutscheine).

  • Geben Sie den eindeutigen Code des Gutscheins ein.

  • Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie auf Gutschein dem Warenkorb hinzufügen klicken.

Dadurch wird der Gutschein dem Bestellungswarenkorb hinzugefügt. Für den Kauf kann jede Zahlungsmethode verwendet werden.

Bedingungen

  • Gutscheine können zusammen mit anderen Produkten verkauft werden.

  • Der Gutscheinbetrag ist eine Pflichtangabe. (Der Maximalbetrag pro Gutschein beträgt 1.000 €.)

  • Der eindeutige Code ist eine Pflichtangabe. (Dieser Code dient als Referenz, um den Verkauf und die Verwendung des Gutscheins nachzuvollziehen. Er ist somit auch für Betriebsprüfungen relevant.)

Hinweis: Mehrzweck-Gutschein

Die Umsatzsteuer wird nicht zum Verkaufszeitpunkt erhoben, aber auf dem Beleg wird dennoch ein Umsatzsteuersatz von 0 % angezeigt.

Gutscheine einlösen

So verarbeiten sie Gutscheine, die Kunden einlösen möchten:

  • Rufen Sie die Zahlungsseite auf.

  • Klicken Sie links neben der Schaltfläche „Rabatt“ auf die Schaltfläche Gutschein.

  • Geben Sie den Betrag ein, den der Kunde mit dem Gutschein ausgeben möchte.

  • Geben Sie den eindeutigen Gutscheincode ein.

  • Geben Sie die Umsatzsteuer ein (bei Einzweck-Gutscheinen ist dies die Umsatzsteuer, die zum Kaufzeitpunkt des Gutscheins festgelegt wurde).

  • Wenden Sie den Gutschein auf die Bestellung an.

Die Verwendung des Gutscheins reduziert automatisch den Betrag, der für die gesamte Bestellung zu bezahlen ist.  

Bedingungen

Gutscheine können mit anderen Zahlungsmethoden kombiniert werden.

Der Gutscheinbetrag ist eine Pflichtangabe. (Der eingesetzte Betrag darf den für die Bestellung zu zahlenden Betrag nicht überschreiten.)

Der eindeutige Code ist eine Pflichtangabe. (Dieser Code dient als Referenz, um den Verkauf und die Verwendung des Gutscheins nachzuvollziehen. Er ist somit auch für Betriebsprüfungen relevant.)

Hinweis: Mehrzweck-Gutschein

Da zum Verkaufszeitpunkt keine Umsatzsteuer erhoben wurde, muss dies zum Verwendungszeitpunkt geschehen.

Gutscheine nachverfolgen

In Ihrem Kassensystem werden keine Daten über den Lebenszyklus einzelner Gutscheine gespeichert. Es wird allein der Kartencode zum Zeitpunkt des Verkaufs und der Verwendung erfasst. Um Gutscheine nachzuverfolgen, können Sie auf separate Tools zurückgreifen (z. B. eine Excel-Tabelle), in denen Sie alle Gutscheindaten erfassen und Prüfungen durchführen. Es ist möglich, den Verkauf und die Verwendung aller Gutscheine in Ihrem Kassensystem Pro zu erfassen – der Umsatz muss allerdings zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem Buchführungssystem erfasst werden. Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihre Steuerberatung zu wenden, um ein besseres Verständnis für Umsatz und Besteuerung von Gutscheinen zu gewinnen. 

Um zu sehen, wie viele Gutscheine in einem bestimmten Zeitraum verkauft oder eingelöst wurden, navigieren Sie zu Back-Office > Berichte > Artikelumsätze.

Wenn Sie detaillierte Informationen zu einem bestimmten Gutschein benötigen, der in Ihrem Kassensystem erfasst wurde, gehen Sie auf Bestellbericht > Export. Sie können den Gutschein dann anhand des Referenzcodes identifizieren. 

Was passiert, wenn der falsche Gutscheincode auf eine Zahlung angewendet wird?

Falls es beim Erfassen eines Gutscheins zu einem Eingabefehler kommt, kann sich das auf die Steuererklärung auswirken. Machen Sie im Fall eines Fehlers eine Notiz zum Gutschein, damit Sie bei einer Betriebsprüfung den Grund für den Fehler belegen können.

Einen verwendeten Gutschein rückerstatten

Da der Gutschein als „negatives Produkt“ (Rabatt) in Bezug auf den insgesamt zu zahlenden Betrag gilt und nicht als Zahlungsmethode, ist es nicht möglich, einen verwendeten Gutschein rückzuerstatten.