Πριν από τις συναλλαγές
Μια κοινή αιτία περιττών αμφισβητήσεων είναι ότι οι πελάτες δεν αναγνωρίζουν μια νόμιμη πληρωμή που πραγματοποίησαν. Μπορείτε να βοηθήσετε τον πελάτη σας να αναγνωρίσει μια συναλλαγή με τους εξής τρόπους:
Επεξεργαστείτε την περιγραφή χρέωσης - Προσαρμόστε τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζεται το όνομά σας στις καταστάσεις τραπεζικών λογαριασμών των πελατών
Προσαρμόστε τις αποδείξεις και επεξεργαστείτε τα στοιχεία της επιχείρησης στο τιμολόγιο - διασφαλίστε ότι τα στοιχεία που αφορούν τον πελάτη είναι πάντα επικαιροποιημένα και ακριβή
Παρέχετε επιλογές επικοινωνίας - βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας γνωρίζει πώς να επικοινωνήσει για ένα πρόβλημα, ώστε να μπορέσετε να το επιλύσετε πριν κλιμακωθεί
Οι ακυρώσεις χρέωσης συμβαίνουν όταν οι πελάτες αμφισβητούν τις πληρωμές και επιδιώκουν να πάρουν τα χρήματά τους μέσω διαιτησίας. Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ακυρώσεις χρέωσης.
Κατά τη διάρκεια των συναλλαγών
Οι πληρωμές που πραγματοποιούνται αυτοπροσώπως και επιβεβαιώνονται με κωδικό PIN είναι συνήθως πιο ασφαλείς. Προσπαθήστε να δέχεστε πληρωμές με αυτόν τον τρόπο αν είναι δυνατόν.
Μετά τις συναλλαγές
Στείλτε αποδείξεις - οι αποδείξεις λειτουργούν επίσης ως αποδεικτικά στοιχεία σε περίπτωση αμφισβήτησης μιας πληρωμής. Μπορείτε να αποστείλετε ή να επανεκτυπώσετε αποδείξεις από οποιαδήποτε προηγούμενη συναλλαγή
Τηρείτε κατάλληλη τεκμηρίωση - διατηρείτε αρχεία για τις σχετικές αποδείξεις, τιμολόγια και συμβάσεις, ιδίως για συναλλαγές υψηλής αξίας
Προβείτε σε επιστροφή χρημάτων για τις πληρωμές που υποψιάζεστε ότι είναι δόλιες και επικοινωνήστε μαζί μας παρέχοντας τις σχετικές λεπτομέρειες.
Εάν δέχεστε μια πληρωμή με πιστωτική κάρτα της εταιρείας, στείλτε μια απόδειξη στο λογιστήριο της εταιρείας για να αποφύγετε τη σύγχυση.