Qu'est-ce qu'une carte-cadeau et comment ça marche ?
Une carte-cadeau est un bon qui peut être utilisé pour acheter des biens ou des services chez un commerçant ou un groupe de commerçants spécifique. Il s'agit généralement d'un cadeau à offrir à quelqu'un, qui peut ensuite l'utiliser pour acheter dans une sélection de magasins ou en ligne. Sous format physique ou numérique, les cartes-cadeaux peuvent représenter un montant spécifique ou être utilisées pour un produit ou service spécifique. En résumé, une carte-cadeau est une somme d'argent stockée sur une carte à utiliser pour acheter des biens ou des services plus tard.
La caisse Pro enregistre la vente d'une carte-cadeau ou un paiement avec une carte-cadeau pour le refléter dans vos rapports.
Remarque : la fonctionnalité carte-cadeau sur votre système de caisse Pro vous permet uniquement d'enregistrer la vente d'une carte-cadeau et l'utilisation de cartes-cadeaux au moment du paiement. La caisse Pro ne permet pas de créer des cartes-cadeaux numériques ou physiques à remettre à vos clients.
Il existe deux sortes de cartes-cadeaux à enregistrer sur votre système de caisse :
Bon à usage unique :
une carte-cadeau dédiée à un produit ou service/catégorie en particulier avec une TVA dédiée (la TVA est collectée au moment de l'achat de la carte-cadeau)
Bon à usages multiples :
une carte-cadeau générale qui n'est pas associée à un produit ou service/catégorie en particulier (la TVA n'est pas indiquée au moment de l'achat de la carte-cadeau)
Pour déterminer le type de carte-cadeau le mieux adapté à votre entreprise, nous vous conseillons de consulter votre comptable.
Comment activer une carte-cadeau ?
Choisissez le type de carte-cadeau de votre magasin (Bon à usage unique ou multiple), en fonction du type de carte-cadeau offert dans votre établissement.
Pour activer l'une ou l'autre des cartes-cadeaux, allez dans Back office > Configuration > Modules > Configuration de l'établissement > Cartes-cadeaux. En activant le module, une Bon à usages multiples est activée par défaut. Si vous souhaitez utiliser une Bon à usage unique, allez dans la configuration du module et cochez Bon à usage unique.
Puis-je modifier le type de carte-cadeau (Bon à usage unique ou multiple) ?
Modifier le type de cartes-cadeaux utilisé dans votre établissement peut avoir un impact sur votre comptabilité et votre fiscalité. Pour en savoir plus, nous vous conseillons de consulter votre comptable.
Vendre des cartes-cadeaux
Pour ajouter une carte-cadeau à une commande, il vous suffit de :
Cliquer sur le menu déroulant de la commande
Cliquer sur Créer une carte-cadeau
Saisir le montant de la carte-cadeau
Sélectionner la TVA (pour les cartes-cadeaux à usage spécifique uniquement)
Saisir le code unique de la carte-cadeau
Valider en cliquant sur Ajouter la carte-cadeau au panier
La carte-cadeau est maintenant ajoutée au panier.Tout moyen de paiement peut être utilisé pour payer.
Conditions
Les cartes-cadeaux peuvent être vendues avec d'autres produits
Le montant de la carte-cadeau est obligatoire (le montant maximum pour une carte-cadeau est de 1 000 €)
Le code unique est obligatoire (ce code servira de référence pour comprendre la vente et l'utilisation de la carte-cadeau et en cas de contrôles fiscaux)
Remarque : Bon à usages multiples
La TVA n'est pas collectée au moment de la vente, mais un taux de TVA de 0 % s'affichera sur le reçu.
Utiliser les cartes-cadeaux
Si un client souhaite utiliser sa carte-cadeau, suivez les étapes suivantes :
Allez sur la page de paiement
Cliquez sur le bouton Carte-cadeau à gauche du bouton de réduction
Saisissez le montant que le client souhaite dépenser avec la carte-cadeau
Saisissez le code unique de la carte-cadeau
Saisissez la TVA (les cartes-cadeaux à usage spécifique ont la même TVA qu'au moment de l'achat de la carte-cadeau)
Appliquez une carte-cadeau à une commande
Utiliser une carte-cadeau réduit automatiquement le montant à payer pour la totalité de la commande.
Conditions
Les cartes-cadeaux peuvent être cumulées avec d'autres moyens de paiement
Le montant de la carte-cadeau est obligatoire (le montant appliqué ne peut pas être supérieur au montant de la commande à payer)
Le code unique est obligatoire (ce code servira de référence pour comprendre la vente et l'utilisation de la carte-cadeau et en cas de contrôles fiscaux)
Remarque : Bon à usages multiples
Comme aucune TVA n'a été collectée au moment de la vente, la TVA doit être collectée au moment de l'utilisation.
Suivre les cartes-cadeaux
Aucune donnée sur une carte-cadeau spécifique n'est enregistrée sur votre système de caisse. La seule information sauvegardée est le code de la carte au moment de la vente et de l'utilisation. Pour suivre vos cartes-cadeaux, vous pouvez utiliser un outil différent (p. ex. fichier Excel) pour y enregistrer toutes les informations des cartes-cadeaux et effectuer des vérifications. Vous pouvez enregistrer les ventes et utilisations de cartes-cadeaux sur votre caisse Pro. Vos revenus, quant à eux, doivent être ajoutés au bon moment dans votre système de comptabilité. Pour mieux comprendre les revenus et la fiscalité liés aux cartes-cadeaux, nous vous conseillons de consulter votre comptable.
Pour savoir combien de cartes-cadeaux ont été vendues ou utilisées sur une certaine période, allez dans Back office > Rapports > Ventes de produits.
Si vous avez besoin d'informations précises sur une carte-cadeau spécifique qui a été enregistrée sur votre caisse, allez dans Rapport de commandes > Exporter. Vous pourrez identifier la carte-cadeau grâce au code de référence.
Que faire si le mauvais code de carte-cadeau a été utilisé pour une transaction ?
S'il y a eu une erreur de saisie au moment d'enregistrer la carte-cadeau, cela pourrait affecter vos déclarations fiscales. En cas d'erreur, vous pouvez noter cette dernière sur la carte-cadeau afin de pouvoir informer les autorités fiscales des raisons de ladite erreur en cas de contrôle.
Rembourser une carte-cadeau utilisée
Puisque la carte-cadeau est considérée comme un « produit négatif » (réduction) sur le montant total à payer et non pas un moyen de paiement, vous ne pouvez pas rembourser une carte-cadeau utilisée.