Przed transakcjami
Typową przyczyną niepotrzebnych sporów jest nierozpoznanie przez klientów uzasadnionej płatności. Możesz pomóc klientom w rozpoznaniu transakcji, wykonując następujące czynności:
Edytuj deskryptor rozliczeniowy — dostosuj sposób prezentacji nazwy firmy na wyciągach bankowych klientów
Dostosuj potwierdzenia i edytuj dane firmy na fakturze — dbaj, by informacje przeznaczone dla klientów były zawsze aktualne i zgodne z prawdą
Podaj dane kontaktowe — zadbaj, by klient wiedział, jak może się z Tobą skontaktować w razie problemów, aby można było je rozwiązać na wczesnym etapie
Do obciążeń zwrotnych dochodzi, kiedy klienci kwestionują płatności i chcą odzyskać pieniądze drogą arbitrażu. Dowiedz się więcej o obciążeniach zwrotnych.
Podczas transakcji
Płatności dokonywane na miejscu i potwierdzane kodem PIN są zazwyczaj bezpieczniejsze. Staraj się w miarę możliwości przyjmować płatności w ten sposób.
Po dokonaniu transakcji
Wysyłaj potwierdzenia — potwierdzenia także stanowią dowód w razie zakwestionowania płatności. Możesz wysłać i wydrukować ponownie potwierdzenia z dowolnej poprzedniej transakcji.
Prowadź odpowiednią dokumentację — zachowuj potwierdzenia, faktury i umowy, szczególnie w przypadku transakcji o wysokiej wartości.
Zwracaj płatności, co do których masz podejrzenia, że są oszukańcze, i informuj nas o nich.
Jeżeli przyjmujesz płatność z firmowej karty kredytowej, wyślij potwierdzenie działowi księgowości tej firmy, aby uniknąć nieporozumień.