Vor der Zahlung
Ein häufiger Grund für unnötige Streitigkeiten besteht darin, dass Kunden eine rechtmäßige Zahlung nicht erkennen. Sie können dem Kunden bei der Erkennung von Zahlungen helfen, indem Sie:
Ihre Händlerbezeichnung bearbeiten: Legen Sie fest, wie Ihr Name auf den Kontoauszügen Ihrer Kunden angezeigt wird
Ihre Belege anpassen und die Geschäftsdetails Ihrer Rechnungen bearbeiten: Stellen Sie sicher, dass die Angaben für Kunden stets auf dem neuesten Stand und fehlerfrei sind
Kontaktoptionen anbieten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde weiß, wie er Sie bei Problemen erreichen kann, damit diese gelöst werden können, bevor sie eskalieren
Zu Rückbuchungen kommt es, wenn Kunden Zahlungen anfechten und versuchen, ihr Geld durch ein Schiedsverfahren zu erhalten. Hier erfahren Sie mehr über Rückbuchungen.
Bei der Zahlung
Zahlungen, die von Angesicht zu Angesicht getätigt und mit einem PIN-Code bestätigt werden, sind in der Regel sicherer. Versuchen Sie nach Möglichkeit, Zahlungen auf diese Weise anzunehmen.
Nach der Zahlung
Versenden Sie Belege: Belege dienen auch als Nachweis, wenn eine Zahlung angefochten wird. Sie können den Beleg von jeder vergangenen Zahlung erneut senden oder drucken
Heben Sie die richtigen Dokumente auf: Bewahren Sie Aufzeichnungen über die entsprechenden Belege, Rechnungen und Verträge auf, insbesondere bei Zahlungen mit hohem Wert
Nehmen Sie Rückerstattungen von Zahlungen vor, die Sie für betrügerisch halten, und wenden Sie sich mit den entsprechenden Details an uns.
Wenn Sie eine Zahlung über eine Kreditkarte des Unternehmens akzeptieren, senden Sie einen Beleg an die Buchführungsabteilung der Firma, um Missverständnisse zu vermeiden.