Prima delle transazioni
Una causa comune nelle contestazioni superflue è dovuta al fatto che il cliente non riconosce un pagamento legittimo effettuato. Puoi aiutare il cliente a riconoscere le transazioni seguendo questi passaggi:
Modifica il tuo descrittore di fatturazione: personalizza il modo in cui il tuo nome appare sugli estratti conto bancari del cliente
Personalizza le ricevute e modifica i dati aziendali delle fatture: assicurati che i dati destinati ai clienti siano sempre aggiornati e accurati
Offri opzioni di contatto: assicurati che il cliente sappia come contattarti in caso di problemi in modo da poterli risolvere prima che a situazione peggiori
Le richieste di storno si verificano quando i clienti contestano i pagamenti e cercano di ottenere il denaro tramite un arbitrato. Scopri di più sulle richieste di storno.
Durante le transazioni
I pagamenti effettuati in presenza e confermati con un codice PIN sono in genere più sicuri. Se possibile, prova ad accettare i pagamenti in questo modo.
Dopo le transazioni
Invia la ricevuta: questa funge anche da prova in caso di contestazione di un pagamento. Puoi inviare di nuovo o ristampare le ricevute relative a qualsiasi transazione eseguita in passato
Conserva una documentazione adeguata: conserva ricevute, fatture e contratti, in particolare per le transazioni di importo elevato
Rimborsa i pagamenti che sospetti siano fraudolenti e contattaci fornendo i dettagli.
Se accetti pagamenti con una carta di credito aziendale, invia una ricevuta all'ufficio contabilità della società per evitare confusione.