Pred transakcijo
Pogosto razlog za nepotrebne spore je ta, da stranke ne prepoznajo legitimnega plačila, ki so ga opravile. Strankam lahko pomagate prepoznati transakcijo na naslednje načine:
Uredite deskriptor obračunavanja – spremenite, kako je vaše ime prikazano na bančnih izpiskih strank.
Po meri prilagodite potrdila o plačilu in uredite podatke o podjetju na računu – prepričajte se, da so vaši podatki, ki jih vidijo stranke, vedno posodobljeni in točni.
Navedite možnosti za stik – prepričajte se, da vaše stranke vedo, kako se lahko obrnejo na vas glede težav, tako da lahko morebitna vprašanja razrešite kar takoj.
Finančna reklamacija je, kadar stranka izpodbija plačilo in želi svoj denar nazaj s pomočjo arbitraže. Preberite več o finančnih reklamacijah.
Med transakcijo
Plačila, ki so opravljena osebno in potrjena s kodo PIN, so običajno varnejša. Če je mogoče, poskušajte plačila sprejemati na ta način.
Po transakciji
Pošljite potrdila o plačilu – potrdila o plačilu služijo tudi kot dokaz, če je plačilo izpodbijano. Potrdila o plačilu lahko znova pošljete ali natisnete za katero koli preteklo transakcijo.
Vodite ustrezno evidenco – hranite kopije ustreznih potrdil o plačilu, računov in pogodb, zlasti za transakcije visoke vrednosti.
Povrnite plačila, za katera sumite, da so goljufiva in v tem primeru vse podatke sporočite nam.
Če sprejmete plačilo s kreditno kartico podjetja, pošljite potrdilo o plačilu računovodskemu oddelku podjetja in tako preprečite nesporazum.