Premiers pas - Appli SumUp POS

Cet article vous servira de guide pour l'appli SumUp Point of Sale (POS) :

  1. "Mode test" et passage en mode utilisation"
  2. Mise en service, ouverture et clôture des journées d'activité
  3. Processus de caisse
  4. Connexion / Déconnexion employé
  5. Menu Administrateur
  6. Synchronisation / Fonctionnalité hors ligne

1- "Mode test" et passage en mode utilisation

SumUp Point of Sale est pré-configuré de manière à vous permettre de vous familiariser avec les fonctions de caisse facilement. Vous pouvez effectuer autant de transactions test que vous souhaitez sans qu'elles soient comptées dans vos factures officielles.

  • Remarque : les transactions par carte sont exclues du « mode démo » ! Si vous souhaitez tester la fonction de paiement par carte, veuillez utiliser votre propre carte et une petite somme (par ex. 1,00 €). Cette somme vous sera viré sur votre compte en banque.

Une fois que vous souhaitez passer au « mode utilisation » (remise à zéro), veuillez contacter notre support client. Lorsque vous passez du « mode démo » au « mode utilisation », tous les encaissements seront effacés et supprimés des évaluations (remise à zéro du système entier). En revanche, la configuration que vous aviez définie (articles, catégories, employés, etc.) ne sera ni effacées, ni affectées par le statut.

 

2- Mise en service, ouverture et clôture des journées d'activité

Après avoir configuré le matériel (instructions) veuillez ouvrir l'appli SumUp Point of Sale sur votre iPad. Vous pouvez désormais ouvrir votre première journée d'activité en suivant ces étapes :

À la fin de la journée, la clôture de caisse / de la journée d'activité se fait dans le même menu. Une fois clôturé, une nouvelle journée d'activité ne peut être ouverte jusqu'au lendemain.

 

3- Processus de caisse

Dès que la journée d'activité à été ouverte, l'application est prête pour un premier encaissement.

  • Remarque : les transactions par carte sont exclus du « mode test » ! Si vous souhaitez tester la fonction de paiement par carte, veuillez utiliser votre propre carte et une petite somme (par ex. 1,00 €). Cette somme vous sera viré sur votre compte en banque.

Paiement en espèces

Sélectionnez « Espèces ». Le tiroir-caisse s'ouvre et la transaction se termine automatiquement. Un ticket sera imprimé et l'application vous montre un compte-rendu de la transaction.

Paiement par cartes

Pour effectuer un paiement par carte, sélectionnez « Saisie manuelle » et saisissez 1€ comme décrit ci-dessus. Confirmez votre saisie et tapez « Suivant ». En sélectionnant « Carte » au lieu de « Espèces », la fenêtre d’identification initiale pour le paiement par carte SumUp s’ouvre. Identifiez-vous avec vos coordonnées SumUp Payment. Elles se composent de votre adresse e-mail et du mot de passe que vous avez entré lors de l’enregistrement. Lorsque vous êtes identifié, choisissez « Lecteur de carte » et suivez les instructions de l’appli pour effectuer la transaction avec votre propre carte de paiement. La finalisation de la transaction se fait comme celle d'un paiement en espèces avec la seule différence que le tiroir caisse ne s’ouvre pas.

  • Astuce : L'application vous permet aussi d'accepter des pourboires un utilisant le paiement par carte. Tapez pour cela sur « Total + pourboire » et saisissez le montant total correspondant à ce que vous souhaitez débiter de la carte avant de finaliser la transaction.

Annulation

Sélectionnez à nouveau un ou plusieurs articles et tapez sur « Suivant ». Comme précédemment, la liste d'articles à gauche est désactivée et la surface d’encaissement de droite activée. Pour supprimer un article de la commande, sélectionnez « Annul. » dans le menu des modes de paiements. La liste d'article est donc activée à nouveau et vous pouvez retirer l’article de la commande en tapant sur le symbole « moins ». Afin de confirmer la modification, tapez à nouveau sur le bouton « Annulation ».

 

4- Connexion / Déconnexion employé

Si vous travaillez à plusieurs sur SumUp POS, vous avez la possibilité de créer un accès personnalisé pour chacun de vos employés. La création de ces comptes employés se font dans le Point of Sale Cloud. Pour fermer une session, tapez sur le nom de l'employé en haut de l'application, ensuite sur « Déconnexion ».

Pour vous reconnecter, saisissez votre code PIN à quatre chiffres. Le code pré-configuré à la livraison est 1234.

 

5- Menu administrateur

Pour accéder à la section administration de l'application, appuyez sur le symbole de l'engrenage dans la partie supérieure droite de l’écran de l’appli. Ici, vous avez accès aux menus suivants :

  • Info, Cloud et réseau : vous trouverez ici les informations techniques générales qui peuvent être requises lorsque vous contacterez notre support client.
  • Journée d'activité : c'est ici que vous ouvrez et clôturez vos journées. Lors de la clôture, votre rapport de fin de journée (Rapport Z) est imprimée automatiquement sur l’imprimante. L'option « Télécharger paramétrage du magasin » vous permet de faire apparaitre dans l'application les changements du paramétrage que vous avez effectué dans le Cloud.
  • Journal : le journal contient tous les éléments techniques de chaque processus qui a lieu dans l'appli SumUp POS.
  • Spooler d'impression : si une raison quelconque la connexion avec l’imprimante est interrompue, les tickets en attente d'impression sont énumérées ici.
  • Liste des transactions : ce menu vous donne accès à l'ensemble des transactions de la journée d'activité actuelle. Après avoir sélectionné une transaction en cliquant dessus, vous pouvez relancer l’impression du ticket ou ré-ouvrir la transaction (par ex. pour effectuer une annulation ou une correction).
  • Rapports : Le bouton « Rapports » vous donne accès au rapport X (chiffre d’affaires actuel de l’entreprise pour la journée actuelle) ainsi qu’au rapport personnel X (chiffre d’affaire généré par l'employé actuellement connecté pour la journée d'activité actuelle).

 

6- Synchronisation / Fonctionnalité hors ligne 

Tant que vous disposez d'une connexion Internet fonctionnelle, l’application POS synchronise vos transactions toutes les 3 minutes avec le Point of Sale Cloud. Ceci vous permet d'évaluer votre chiffre d’affaire en temps réel.

  • Attention : les modifications du paramétrage dans le POS Cloud (par ex. nouveaux articles, modifications de prix, création de nouveaux utilisateurs) ne sont pas automatiquement synchronisées mais doivent être manuellement chargées par le menu (« Journée d'activité » - « Télécharger paramétrage du magasin ») dans la section administrateur. Cela évite que des configurations effectuées dans le POS Cloud dérange le bon fonctionnement du système au point de vente.

En cas de défaillance de votre connexion Internet, l'application passe automatiquement en mode hors ligne. Un symbole d’avertissement rouge vous en informera.

Les transactions peuvent toujours être effectués sans problème – à l'exception des paiements par carte qui ne sont pas possibles sans connexion Internet. Il n’y a pas de durée maximale pour le mode hors ligne – tant que vous êtes hors ligne, vos chiffres d’affaires sont sauvegardées par l’application. Dès que la connexion Internet est rétablie, vos données seront à nouveau automatiquement synchronisées avec le POS Cloud.

Toutes nos félicitations ! Vous connaissez maintenant les bases de l’utilisation de l’application SumUp Point of Sale. Rendez-vous ici pour accéder à notre foire aux questions. Pour plus d’informations sur le POS Cloud, cliquez ici.

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